35. 실장 업무로 먼저 해야 할 일

 

안녕하세요, 직장 생활 30년차 이차장입니다~! 오늘은 사무실에서 유능한 실장이 되기위한 방법들에 대해 소개해드립니다~!

 

처음으로 내가 일하고 있는 사무실에서 실장 직책을 맡아 근무하게 되었다면 어떠신가요? 실장이라는 직책을 맡은 사람이 해야 할 일들에 대해 혹시 어떤 업무들이 있는지 알고 계신가요? 흔히 사무실에서 실장 직책을 받는다는 것은 그 사무실에서 업무 효율을 높이기위해 진행의 병목이 되는 업무들마다 수시로 관리를 하며 책임을 져야 한다는 것이라 생각하시면 될 것 같습니다. 회사마다 실장 책무를 맡는 직급은 회사마다, 사무실마다 특정 직급을 정해놓고 있지는 않습니다. 때로는 이사님이, 때로는 과장님이, 때로는 대리님이 실장 직책을 맡기도 합니다. 회사마다 직급은 다양한 위치의 담당자가 정해지기는 하지만 그 맡은 업무의 내용은 거의 비슷할 것 같습니다. 처음 기획 회의에서부터 업무 과정, 결과에 이르기까지 거의 모든 분야에 참여할 수 있으며, 그에 따른 일부 작업 지시도 할 수 있습니다. 다만, 업무 결과의 결정적인 책임은 실무팀 팀장이나 상급자들이 맡게되므로, 어찌보면 사무실에서 실세이자 면책특권을 갖고 있는 직책으로 꿈의 자리라고도 볼 수 있을 것 같습니다. 자, 그럼 실장의 직책을 맡게 된다면, 어떻게 해야 할지 알아 볼까요?

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1. 팀 전체 업무 현황과 구성원 파악부터 시작하기

실장 직책을 맡게 되면 가장 먼저 소속 팀원 각각의 역할, 현재 담당 업무, 진행 중인 프로젝트 현황을 파악하는 것이 급선무입니다. 개별 면담이나 업무 보고 자리를 마련해 각 팀원이 어떤 강점을 가지고 있고 어떤 어려움을 겪고 있는지 직접 들어보는 것이 팀 운영의 첫걸음입니다. 현황을 충분히 이해하지 않은 채 지시부터 내리면 팀원들의 신뢰를 잃기 쉬우므로, 처음 2주 정도는 듣고 파악하는 시간으로 적극 활용하는 것이 좋습니다.

 

2. 전임 실장으로부터 업무 인수인계 철저히 받기

실장 직책에는 팀 운영 외에도 보고 체계, 예산 관리, 외부 기관 및 거래처와의 관계 등 겉으로 드러나지 않는 업무들이 많습니다. 전임자와 충분한 시간을 갖고 진행 중인 안건, 미결 사항, 주의해야 할 관계나 이슈 등을 구체적으로 인수인계받아야 합니다. 인수인계 내용은 반드시 문서로 남겨두고, 추후 참고할 수 있도록 체계적으로 정리해두는 것이 이후 업무 실수를 줄이는 핵심 방법입니다.

 

3. 상위 관리자와의 업무 방향 및 기대치 조율하기

실장은 팀원들과 상급자 사이의 중간 관리자 역할을 합니다. 취임 초기에 상급자와 명확하게 소통해 이 팀에서 무엇을 기대하는지, 올해 주요 목표가 무엇인지, 어느 수준까지 자율적으로 결정할 수 있는지를 구체적으로 파악해야 합니다. 기대치를 명확히 알고 시작해야 엉뚱한 방향으로 에너지를 낭비하지 않고 팀을 올바르게 이끌 수 있습니다.

 

4. 팀 내 소통 구조와 회의 체계 정비하기

실장이 바뀌면 팀 내 소통 방식도 자연스럽게 재정비할 기회가 생깁니다. 주간 업무 보고 방식, 긴급 사항 보고 채널, 팀 회의 주기 등을 점검하고 불필요하게 복잡하거나 형식에만 치우친 부분이 있다면 개선 방향을 제안해보는 것이 좋습니다. 소통 구조가 명확할수록 팀원들이 업무에 집중할 수 있고, 실장 역시 팀 전체 현황을 빠르게 파악할 수 있습니다.

 

5. 팀원 개개인의 역량과 성향 파악해 업무 배분하기

팀원마다 강점과 약점, 선호하는 업무 방식이 다르기 때문에 획일적인 업무 배분은 효율을 떨어뜨리고 팀원의 사기도 낮출 수 있습니다. 각 팀원의 경력, 전문성, 성장 욕구 등을 고려해 적재적소에 업무를 배치하면 개인의 동기부여와 팀 전체의 성과를 동시에 높일 수 있습니다. 업무 배분 결과에 대해 팀원과 충분히 대화하고, 불만이나 의견이 있다면 열린 자세로 수렴하는 것이 신뢰 관계 형성의 기본입니다.

 

6. 결정과 지시는 명확하게, 책임은 솔선수범으로

실장의 말 한마디는 팀원들에게 큰 영향을 미치므로, 애매하거나 번복되는 지시는 팀 전체의 혼란을 초래합니다. 무언가를 지시할 때는 목적, 기한, 기대하는 결과물을 구체적으로 전달하고, 진행 상황을 중간에 확인하는 습관을 들여야 합니다. 문제가 발생했을 때 팀원에게 책임을 돌리지 않고 관리자로서 함께 해결책을 찾는 자세가 장기적으로 팀원들의 충성도와 신뢰를 높이는 길입니다.

 

7. 갈등 상황에서는 공정하고 신속하게 중재하기

팀 내에서 팀원 간 갈등이나 업무 마찰이 생길 경우, 실장은 어느 한쪽 편을 드는 것처럼 보여서는 안 됩니다. 양쪽의 이야기를 충분히 듣고, 감정이 아닌 사실에 근거해 공정하게 판단하며 빠르게 해결하는 것이 실장의 중요한 역할입니다. 갈등이 오래 방치될수록 팀 분위기에 악영향을 미치므로, 초기에 적극적으로 개입해 관계를 회복시키는 것이 장기적으로 팀 전체에 이롭습니다.

 

8. 성과 피드백과 칭찬을 적절히 활용하기

팀원의 노력과 성과를 제때 인정하고 칭찬하는 것은 별다른 비용 없이 팀 사기를 높이는 가장 강력한 수단입니다. 칭찬은 구체적이고 즉각적으로, 피드백은 개인적인 공간에서 건설적인 방식으로 전달해야 효과가 있습니다. 성과 평가 시에는 주관적인 감정을 배제하고 객관적인 기준을 팀원과 미리 공유해두면 평가 결과에 대한 신뢰도가 높아지고 불만도 줄어듭니다.

 

9. 외부 기관 및 유관 부서와의 관계 관리하기

실장은 팀 내부뿐 아니라 타 부서, 외부 기관, 협력 기관과의 관계도 직접 관리해야 하는 경우가 많습니다. 취임 초기에 주요 유관 부서 담당자나 외부 기관 담당자에게 인사를 전하고 관계를 새롭게 정립해두는 것이 이후 협업을 원활하게 하는 기반이 됩니다. 상대방 담당자의 이름, 연락처, 주요 협력 내용을 정리해두고 정기적으로 소통하는 것이 신뢰 관계 유지의 기본입니다.

 

10. 팀 전체의 성장과 자신의 성장을 함께 도모하기

좋은 실장은 팀원들이 성장할 수 있는 환경을 만들어주는 사람입니다. 교육 기회를 주선하거나 도전적인 업무를 통해 팀원의 역량이 개발될 수 있도록 지원하는 것이 중요합니다. 동시에 실장 자신도 리더십 역량, 업무 전문성, 커뮤니케이션 능력을 꾸준히 갈고닦아야 팀원들에게 신뢰받는 리더로 오랫동안 자리를 지킬 수 있습니다.

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✅ 마침글

사무실 실장은 팀원을 이끄는 리더이자 상위 관리자와 현장을 연결하는 중간 다리 역할을 합니다. 취임 초기의 업무 파악과 인수인계, 팀원과의 신뢰 형성, 명확한 소통과 공정한 평가, 갈등 중재, 외부 관계 관리까지 하나하나 챙겨나간다면 팀 전체가 안정적으로 성장하는 기반을 만들 수 있습니다. 훌륭한 실장은 팀의 성과를 자신의 공으로 돌리지 않고, 팀원 모두의 성공을 이끌어내는 사람임을 항상 기억해 두세요.

 

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