34. 총무 업무로 먼저 해야 할 일

 

안녕하세요, 직장 생활 30년차 이차장입니다~! 오늘은 처음 회사의 경영지원팀 총무를 맡게 되었을때에 대해 소개해드립니다~!

 

회사의 경영지원팀은 모든 부서의 사무직 근무자들의 환경과 회사의 살림을 맡아서 관리하는 등 어찌보면 내가 근무하는 회사이 가장 핵심적인 업무를 보는 부서라고 볼 수 있습니다. 그 경영지원팀에서도 실무를 담당하여 일을 해나가는 사람인 총무의 역할은 항상 차가운 시선으로 회사의 재무와 재고, 현황 등의 금전적인 손익, 손실을 최대, 최소로 유지하기 위해 긴장과 감독을 겸해서 한치의 틀림이 없는 결과를 내야하는 것입니다. 대부분의 회사의 총무일을 맡고 있는 직원들과 이야기를 해보면 열이면 열, 그 사람의 성격과 생각하는 부분들이 서로 크게 다르지 않은 것을 알게 되는데요. 아마도 재무재표 등의 재화와 연관된 작업으로 늘 일관하다보면 어쩔 수 없이 생겨나는 직업병(?)이라는 의식들이 쌓이게 되는데, 이와 관련이 있는 이유이지 않을까 싶습니다. 자, 그럼 총무로서 해야 할일들이 어떤 것들이 있고, 무엇을 해야 하고, 무엇을 준비해야 하는지, 저와 함께 알아보겠습니다~!

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1. 기존 업무 현황과 인수인계 내용 철저히 파악하기

총무 업무를 처음 맡게 되었다면 가장 먼저 해야 할 일은 전임자로부터 업무 전반을 꼼꼼히 인수인계받는 것입니다. 진행 중인 계약, 정기 납부 항목, 비품 관리 현황, 각종 서류 보관 위치 등 눈에 보이지 않는 업무들이 총무 업무의 대부분을 차지하기 때문입니다. 인수인계 내용은 반드시 문서로 정리해두고, 궁금한 사항은 즉시 확인해 업무 공백이 생기지 않도록 해야 합니다.

 

2. 회사 각종 계약 만료일과 갱신 일정 정리하기

총무가 관리해야 할 계약은 임대차 계약, 통신 서비스, 복합기·정수기 렌탈, 청소 용역, 보안 서비스 등 다양합니다. 각 계약의 만료일과 자동 갱신 조건을 한눈에 볼 수 있는 관리 시트를 만들어두면 계약 기간이 지나 자동으로 연장되는 불필요한 지출을 막을 수 있습니다. 만료 1~2개월 전에 알림을 설정해두는 습관을 들이면 갱신 협상이나 업체 변경을 검토할 여유를 확보할 수 있습니다.

 

3. 비품 및 소모품 재고 현황 파악과 관리 체계 구축하기

사무용 비품과 소모품은 직원들이 가장 자주 요청하는 총무 업무 중 하나입니다. 복사용지, 볼펜, 테이프, 커피 등 소모품의 재고 현황을 주기적으로 파악하고, 일정 수량 이하로 줄어들면 자동으로 발주하는 기준점을 설정해두는 것이 효율적입니다. 비품 대장을 엑셀이나 간단한 스프레드시트로 관리하면 요청과 지출 내역이 명확하게 기록되어 예산 관리에도 도움이 됩니다.

 

4. 총무 예산 항목 파악 및 지출 내역 관리하기

총무 업무에는 회사 운영에 필요한 다양한 지출이 수반됩니다. 사무실 유지 관리비, 행사비, 복리후생비, 소모품비 등 항목별로 예산이 어떻게 배정되어 있는지 파악하고, 월별 지출 내역을 체계적으로 기록해두는 것이 필수입니다. 영수증이나 세금계산서는 날짜와 항목별로 분류해 보관해두면 결산 시 누락 없이 처리할 수 있으며, 이후 예산 수립 시에도 유용한 기초 자료가 됩니다.

 

5. 사내 규정과 복리후생 제도 전체 숙지하기

총무는 직원들로부터 복리후생, 경조사 지원, 휴가 처리 등에 관한 질문을 가장 많이 받는 부서입니다. 취업규칙, 복리후생 규정, 경조사 지원 기준 등 사내 규정 문서를 처음부터 정독하고, 자주 묻는 질문에 빠르게 답할 수 있도록 정리해두는 것이 필요합니다. 규정이 오래되어 현실과 맞지 않는 부분이 있다면 인사·경영진과 협의해 개정을 검토하는 것도 총무로서 중요한 역할입니다.

 

6. 사무실 환경 점검 및 안전 관리 확인하기

총무는 직원들이 쾌적하고 안전한 환경에서 근무할 수 있도록 사무 공간을 관리할 책임이 있습니다. 소화기 점검일, 비상구 위치, 전기 안전 점검, 냉난방 설비 상태 등을 주기적으로 확인하고 기록해두어야 합니다. 산업안전보건법에 따른 의무 점검 항목도 있으므로, 관련 법령을 간략히 파악해두면 법적 문제를 사전에 예방할 수 있습니다.

 

7. 주요 거래처와 외부 협력업체 연락처 정리하기

총무 업무는 다양한 외부 업체와의 소통이 잦습니다. 건물 관리 사무소, 청소 업체, 식음료 납품 업체, IT 유지보수 업체, 인쇄소 등 자주 연락하는 곳의 담당자 이름과 연락처를 하나의 연락처 목록으로 정리해두면 긴급 상황에서 빠르게 대응할 수 있습니다. 협력업체와는 평소에 원활한 관계를 유지해두는 것이 급할 때 더 빠른 서비스를 받을 수 있는 비결이기도 합니다.

 

8. 경조사 및 기념일 일정을 미리 파악해 관리하기

회사 창립기념일, 임직원 생일, 명절 선물 발송 등 연간 반복되는 일정을 미리 달력에 등록해두면 갑자기 놓치는 일을 방지할 수 있습니다. 직원 경조사 발생 시 화환 발주, 경조금 지급, 경조 휴가 처리 등이 신속하게 이루어질 수 있도록 처리 절차를 정리해두는 것도 총무의 중요한 준비 사항입니다. 기념일 선물이나 명절 선물은 시기 전에 미리 업체와 수량을 협의해두면 품질과 비용 면에서 유리합니다.

 

9. 문서 보관 및 기밀 관리 원칙 세우기

총무 업무 특성상 계약서, 인사 관련 서류, 재무 자료 등 기밀성이 높은 문서를 다루는 일이 많습니다. 문서별 보관 기간, 접근 권한, 폐기 방법을 규정에 맞게 정리하고 일관되게 관리해야 정보 유출이나 분실 사고를 예방할 수 있습니다. 전자 문서는 폴더 구조를 체계적으로 설계하고 정기적으로 백업해두는 것이 좋으며, 중요 서류는 잠금 가능한 서랍이나 캐비닛에 별도로 보관해야 합니다.

 

10. 혼자 처리하려 하지 말고 보고와 소통을 습관화하기

총무 업무는 범위가 넓고 돌발 상황이 자주 발생하기 때문에, 모든 것을 혼자 처리하려다 실수가 생기는 경우가 많습니다. 중요한 결정이나 지출이 수반되는 사안은 반드시 상급자에게 보고하고 승인을 받는 절차를 지키는 것이 나중에 책임 소재가 명확해지는 데 도움이 됩니다. 타 부서와의 소통도 원활하게 유지하면서 필요에 따라 협조를 구하는 열린 자세가 총무로서 오래 일할 수 있는 가장 중요한 태도입니다.

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✅ 마침글

회사 총무는 눈에 잘 띄지 않지만 회사 운영의 기반을 든든하게 받치는 핵심 역할입니다. 업무 인수인계, 계약 관리, 비품 재고, 예산 지출, 사내 규정 숙지, 안전 점검, 협력업체 관리, 경조사 처리, 문서 보관, 보고 습관까지 처음부터 체계적으로 잡아두면 이후 업무가 훨씬 수월해집니다. 꼼꼼함과 소통 능력, 그리고 책임감 있는 자세가 좋은 총무를 만드는 가장 큰 자질임을 기억해 두세요.

 

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